RPA автоматизация для бухгалтерии: no stress, баланс сведен роботом

Дмитрий

2020-08-29

Все знают: беспокоить бухгалтера во время сдачи отчета опасно для здоровья. Кропотливый труд незаметен для обывателей, и только финансисты знают, сколько сил и времени уходит на однотипные рутинные процессы.

Почему RPA (Robotic Process Automation) – оптимальное решение для бухгалтерии, какие процессы можно доверить роботам и что нужно сделать для окупаемости проекта роботизации бухгалтерии?

Бухгалтеры роботами не замещаются, поэтому не переживайте! Если вы бухгалтер, вы работу не потеряете!

Проблемы бухгалтеров

Работа с финансовыми отчетами, платежами, налогами, зарплатами ответственная и очень нервная. По итогам проведенного в 2019 году исследования САВА:

37% сотрудников бухгалтерии источником стресса считают работу;
29% не могут найти баланс между личной жизнью и трудовой деятельностью;
38% дома проверяют рабочую почту;
33% не забывают делать это на больничном и в отпуске.

Специфика работы бухгалтера: многозадачность, ответственность, нагрузки, рутина. Помимо финансовых вопросов необходимо вести деловую переписку, вводить и перепроверять данные, создавать, сканировать и рассылать документы, архивировать и анализировать информацию. Одновременное выполнение нескольких процессов приводит к нервотрепке, ошибкам, переработкам и стрессу.

Основные причины ручного труда бухгалтеров:

государственная регламентация и систематические новации отчетности и типовых форм;
устаревшее программное обеспечение, не адаптированное под актуальные задачи.

Доверьте роботам часть своих обязанностей. Автоматизация обработки данных и работы с типовыми формами минимизирует ошибки и высвобождает время для решения действительно важных вопросов.

3 основных направления RPA для бухгалтерии

1. Работа с контрагентами

Проблема. Ежедневно до 1-2 часов рабочего времени занимает ручной перенос данных из файлов PDF в Excel-формат + приложения для отчетности (1C, Медок и т.д.) по счетам-фактурам: сумма, дата, номер, сопроводительная информация.

Решение. Робот автоматически осуществляет перенос данных с одновременным формированием дубликата PDF-файла из внешних источников в базу данных компании.

Эффект:

экономия до 60% рабочего времени на обработку счетов:
устранение ошибок, данные полностью согласованы с правилами и нормами.

2. Сверка данных

Проблема. Ежедневно несколько часов сотрудник бухгалтерии тратит на рутинную сверку текущих и предыдущих данных по счетам.

Решение. Предварительная настройка RPA программирует автоматическую обработку массива данных за разные периоды. Система гибридна – часть данных могут вноситься и корректироваться в ручном режиме, но основная нагрузка по обработке информация возложена на искусственный интеллект.

Эффект:

рутинная сверка занимает вместо часов несколько минут;
сверка данных проходит максимально точно.

3. Отчетность и контроль доходно-расходной части

Проблема. Бухгалтерия на аутсорсинге или департамент крупной компании ежедневно обрабатывает информацию по доходам и расходам своих клиентов и подразделений. Ввод и обработка данных на устаревшем ПО вынуждает уделять время проверке информации, редактированию и сведению баланса. Разрозненные данные аккумулируются в единый отчет для финальной редакции руководителями.

Решение. После тонкой настройки типовых сценариев робот автоматически принимает и обрабатывает данные по каждому клиенту и подразделению. Сводный отчет по умолчанию пересылается руководству в электронной форме.

Эффект:

обработка доходно-расходной части сокращена с часов до нескольких минут;
в среднем экономия рабочего времени на отчеты составляет 130 часов.

Робот не заменяет людей

Финансовые вопросы в любой компании являются ключевыми и относятся к стратегическим направлениям. Полностью переложить этот процесс на RPA в ближайшей перспективе сложно.Роботизированные системы принимают на себя нагрузку по обработке рутинной информации, типовых задач, стандартных сценариев. Время сотрудников высвобождается для важных задач. Вместо монотонной работы появляется возможность уделить больше внимания новациям законодательства и налогообложения, повышению профессионального уровня, аналитическим процессам.

Где нужна роботизация бухгалтерских процессов

Внедрение автоматизированных систем должно окупаться и приносить выгоду компании.

RPA экономически эффективны:

бухгалтериям на аутсорсинге;
аудиторам и арбитражным управляющим;
крупным корпорациям и холдингам;
предприятиям и фирмам с большим количеством структурных подразделений и филиалов.

В этом случае компаниям не нужно расширять штат бухгалтерии, сотрудники способны выполнять больше задач без перегрузки, обмен данными происходит оперативно.

Кому не нужны роботы в бухгалтерии:

малому бизнесу (выгоднее нанять бухгалтера);
компаниям, в которых невозможна установка стандартизированных сценариев – процессы и задачи меняются слишком часто;
фирмам с небольшими объемами работ и внедренными макросами, системами частичной автоматизации.

4 шага к внедрению RPA

Составить перечень структурных подразделений, которые будут подключены к автоматизированной системе: бухгалтерия, HR, логисты, маркетологи, служба безопасности, топ-менеджеры.
Выделить рутинные процессы, которые можно смело перепоручить роботу. Автоматический поиск таких процессов предустановлен в функционале некоторых RPA-систем.
Снизить стресс сотрудников: провести разъяснительную работу с доказательством целесообразности автоматизации. Робот не заменяет человека, он помогает ему в работе.
Систематически проводить мониторинг эффективности системы, выявлять новые направления для автоматизации новых процессов, совершенствовать и адаптировать систему, оценивать финансовые результаты инвестиций в RPA.

Внедрение RPA высвобождает бухгалтерам и финансистам в среднем до 10 часов в неделю. Автоматизация процессов нивелирует риск ошибок при вводе и обработке данных и отчетности. В результате выполнение стандартных задач проводится точно и быстро.

Чтобы наглядно понять, какие проблемы решают программные роботы, посмотрите наши кейсы внедрения роботов в бизнес-процессы, или приходите на консультацию — так мы сможем предложить решения именно для вашего бизнеса.

Автор

Дмитрий

Гайд по эффективной лидогенерации в LinkedIn с программными роботами Autorpad: советы и стратегии

Vika Solodukhina 21.06.2023

В этой статье мы подробнее обсудим основные преимущества автоматизации процесса лидогенерации в Linkedin и расскажем о нюансах, с которыми вы можете столкнуться в процессе использования программных роботов.

Кейс: Лидогенерация

Vika Solodukhina 13.06.2023

Результаты:
— общая база контактов увеличивается на 25000 в месяц
— для одного менеджера генерируется примерно 20 лидов в месяц
— компания увеличила прибыль примерно в 5 раз