Определить правильную возможность автоматизации может быть непросто, но это не должно оттолкнуть вас от начала внедрения роботизированной автоматизации в вашей организации. Итак, как правильно выбрать процессы для автоматизации?
Шаг 1. Поймите разницу между людьми и компьютерами
Первое, что вам нужно сделать, чтобы выбрать лучший процесс для автоматизации, – это понять различия между людьми и машинами.
Люди великолепны, когда дело касается неопределенности, двусмысленности и новизны, но машины еще не в состоянии справиться с ними и часто не могут ориентироваться в неожиданных изменениях. Это также верно, когда речь идет о суждениях и принятии решений в меняющихся обстоятельствах. В этих условиях компьютеры не могут полностью заменить человека.
Люди хорошо работают с аналоговыми и неструктурированными процессами, тогда как компьютерам нужны цифровые и структурированные процессы.
Люди менее способны последовательно выполнять одни и те же процессы. Повторение рутинных задач мешает концентрации, что приводит к ошибкам. С другой стороны, здесь преуспевают компьютеры. Кроме того, задачи, выполняемые компьютерами, можно масштабировать в больших масштабах, чего нелегко достичь с помощью людей.
Эти различия определяют факторы, которые следует учитывать при выборе правильного процесса для автоматизации.
Шаг 2. Определите, можно ли автоматизировать процесс
Основываясь на вышеизложенном, мы можем сформулировать несколько основных факторов для определения процесса, который лучше всего подходит для выполнения машиной, и в котором мы можем устранить человеческие ошибки.
Конечно, выбор лучшего процесса зависит от инструментов, которые вы используете для автоматизации. Процесс, не подходящий для роботизированной автоматизации процессов (RPA), может идеально подходить для интеллектуальной автоматизации (IA), дополненной возможностями когнитивного / искусственного интеллекта в дополнение к роботам RPA.
Выберите процесс, основанный на правилах. Процесс, в котором сотрудники следуют строгому набору заранее определенных правил, больше подходит для RPA, чем процесс, включающий принятие решений, открытых на усмотрение сотрудников. Около 70–80% всех рабочих мест и ключевых обязанностей в организациях основаны на правилах и, следовательно, могут быть автоматизированы с помощью инструментов RPA. Если процесс требует суждения со стороны сотрудника, попробуйте разбить его на более мелкие части, и вы увидите, что большинство из них основано на правилах и может быть автоматизировано с помощью RPA.
Убедитесь, что процесс является рутинным и четко определенным. Необходимо установить автоматизированный процесс, и его не следует часто менять. Задачи, выполняемые в процессе, должны быть одинаковыми, обрабатываться в одном порядке и использовать системы, которые не меняются или меняются редко.
Например, RPA может помочь успешно автоматизировать процессы ввода данных, закупок, бухгалтерского учета, продаж и т.д.
Шаг 3. Оцените потенциал варианта использования
Определения процесса как подходящего для автоматизации недостаточно для его успешной реализации. После выбора варианта использования задайте себе два вопроса: есть ли смысл автоматизировать его?
Не все варианты использования, которые можно автоматизировать, стоит автоматизировать. Автоматизация бизнес-процессов должна иметь положительное влияние на вашу организацию, что перевешивает затраченные ресурсы – снижение затрат, повышение точности процессов, устранение человеческих ошибок и т.д.
Помимо положительных эффектов, упомянутых выше, автоматизация таких процессов сэкономит значительное количество времени, которое ваши сотрудники обычно тратят на выполнение таких задач (и исправление ошибок), и позволит им сосредоточиться на более значимой работе, требующей меньше рутинных действий и больше принятия решений.
